فایل رایگان پاورپوینت نظارت و بازرسي در اسلام

    —         —    

ارتباط با ما     —     لیست پایان‌نامه‌ها

... دانلود ...

بخشی از متن فایل رایگان پاورپوینت نظارت و بازرسي در اسلام :

Normal 0 false false false EN-US X-NONE AR-SA MicrosoftInternetExplorer4

مقدمه

یکی از حیاتی ترین ارکان یک مدیریت سالم و کارامد وجود یک نظام کامل و دقیق نظارت و بازرسی است

.

البته ضرورت وجود نظارت به معنای نداشتن اعتماد به کارکنان سازمان نبوده و سفارش به داشتن یک نظام قوی نظارتی نیز به معنای توصیه به نداشتن اعتماد به کارکنان نیست، بلکه باید در یک عبارت کوتاه گفت

:

«

اعتماد در سازمان خوب است، ولی نظارت لازم است

.

»

و این دو تصاد و منافاتی با هم ندارند; چرا که نظارت، تنها جست و جو برای دست یابی به نقاط ضعف و کاستی های کارکنان سازمان نیست،بلکه در نظارت، هم باید به دنبال نقاط قوت و توانایی های افراد بودو هم به دنبال نقاط ضعف و کاستی های آنان; زیرا شناخت نقاط مثبت واستعدادها و توانایی های افراد نقش به سزایی در بالا بردن کارایی سازمان دارد و مدیریت سازمان با توجه به توانایی های شناخته شده افراد، می تواند تصمیمات معقول و صحیح تری در مورد کارکنان سازمان ونقش های سازمانی آن ها بگیرد

.

و این، هم کارایی و موفقیت سازمان را به دنبال خواهد داشت و هم به رشد و تکامل و پیشرفت کارکنان سازمان کمک خواهد کرد

.

از آن جا که دین مبین اسلام دینی کامل و جامع و پاسخ گوی تمام نیازهای تکاملی انسان است

.

و هر آنچه تکامل و سعادت انسان در گرو آن باشد در آموزه های دینی یافت می شود، در این زمینه نیز دستوراتی دارد و مدیران مسلمان رابه داشتن یک نظام دقیق، جدی و عادلانه نظارت و بازرسی سفارش می کند;چراکه سلامت و موفقیت هر سازمانی وابسته به وجود نظام نظارتی دقیق در آن سازمان است

.

این نوشتار در سه فصل تهیه شده که فصل اول به بحث نظارت در مدیریت پرداخته، در فصل دوم به این مساله اشاره شده که نظارت بر عملکردانسان ها یکی از سنت های ثابت الهی است و خداوند متعال همواره ناظراعمال انسان هاست و در فصل سوم نیز به برخی از دستورات پیامبرگرامی اسلام(ص) و ائمه هدی علیهم السلام اشاره شده است

.

در ادامه نیز نیم نگاهی به سیره عملی پیامبر گرامی اسلام(ص) و حضرت امیر مومنان، علی(ع) افکنده شده است

.

نظارت در مدیریت

یکی از ضرورت ها در موفقیت برنامه های سازمان ها وجود یک نظام دقیق نظارتی است

.

انجام فعالیت های سازمان همراه با موفقیت نخواهد بود، مگر آن که نظارت و بازرسی های لازم نسبت به آن صورت گیرد

.

وجود یک نظم نظارتی در سازمان، مدیریت را نسبت به نحوه تحقق هدف هاو انجام عملیات آگاه ساخته و او را قادر می سازد که پیگری های لازم را انجام دهد

.

سازمان بدون داشتن یک نظام دقیق نظارت، نمی تواند به تمام اهداف مورد نظر خود دست یابد و از امکانات و منابع موجود، به نحو مؤثر ودرست استفاده کند

.

اطمینان از این که اجرای برنامه و هدایت آن درست انجام می شود و درصورت مشاهده انحراف، برای تصحیح آن اقدام لازم به عمل می آید،نیازمند یک نظام مؤثر و دقیق نظارتی است

.

بنابراین، یکی از وظایف اساسی مدیر، نظارت و کنترل است که البته این وظیفه با سایر وظایف مدیر رابطه تنگاتنگ دارد

.

در این میان، ارتباط نظارت و کنترل با برنامه ریزی بیش تر و روشن تراست; زیرا در صورت وجود نظارت و کنترل است که برنامه ریز به صحت ودرستی پیش بینی های خود پی می برد

.

از سوی دیگر، نظارت نیز بدون وجود برنامه، مفهومی ندارد و کاری عبث و بیهوده خواهد بود

.

به دلیل این ارتباط تنگاتنگ میان نظارت و برنامه ریزی است که برخی از نویسندگان علم مدیریت، نظارت و برنامه ریزی را به دو تیغه یک قیچی تشبیه کرده اند که بدون هر یک از تیغه ها، قیچی قادر به کارکردن نیست و فایده ای نخواهد داشت

(1)

.

تعریف «نظارت

»

«

نظارت » فعالیتی است که «بایدها» را با «هست ها»،«مطلوب ها» را با «موجودها» و «پیش بینی ها» را با«عملکردها» مقایسه می کند و نتیجه این مقایسه، تصویر روشنی ازتشابه یا تمایز بین این دو گروه از عوامل خواهد بود که در اختیارمدیران سازمان ها قرار می گیرد تعاریف گوناگونی از نظارت و کنترل ارائه شده است که در همه آن ها یک نقطه اشتراک وجود دارد و آن این که نظارت عبارت است از مقایسه بین آنچه هست و آنچه باید باشد

.

عده ای از نویسندگان مدیریت، «نظارت » را چنین تعریف می کنند

:

«

نظارت عبارت است از سنجش و اصلاح عملکرد برای به دست آوردن این اطمینان که هدف های سازمان و طرح های اجرایی آن با کامیابی به انجام رسیده است

» (2) .

فرایند نظارت

فرایند نظارت و کنترل دارای چهار مرحله اساسی است

:

1-

تعیین استانداردها و معیارهایی برای اندازه گیری

2 -

اندازه گیری عملیات و عملکرد

3 -

مقایسه عملکرد با استانداردها

4 -

اقدامات اصلاحی

اقدامات چهارگانه مزبور در مورد نظارت، در نمودار ذیل نشان داده شده است

: (3) .

1

تعیین استانداردها و معیارهایی برای اندازه گیری

(4)

تعیین استاندارد که برای موفقیت و کارایی یک نظام نظارتی لازم است عبارت است از بیان هدف های سازمان در قالب نتایج قابل اندازه گیری ودقیق

.

در تعیین استاندارد و معیار، تاکید اصلی بر این است که اهداف سازمان به صورت کمی و قابل سنجش بیان شوند; چراکه اهدافی که به صورت کیفی بیان گردند، قابل اندازه گیری و سنجش نخواهند بود و این،نظارت را با مشکل مواجه خواهد کرد

.

لذا، اهداف کیفی و کلی را باید به صورت هدف های ریز و کوچک و به صورت اعداد و ارقام ذکر کرد تا هنگام نظارت بتوان آن ها را موردارزیابی و سنجش قرار داد

.

در یک تقسیم بندی کلی، می توان استانداردها را به دو نوع عمده تقسیم کرد

:

1-

استانداردهای کمی

:

استانداردهای هزینه، درآمد سرمایه، و برنامه از این قبیل است

.

2-

استانداردهای کیفی: این نوع از استانداردها بر کیفیت تولیدات یا خدمات نظر دارند و مطلوبیت آن ها را تعیین می کنند

.

در یک تقسیم بندی دیگر، استانداردها را بر اساس نحوه به دست آمدنشان، در چند گروه طبقه بندی می کنند

: (5) 1 -

استانداردهای تاریخی

: (6)

این نوع استانداردها براساس تجربیات و اطلاعات گذشته به دست آمده وبه همین دلیل، استانداردهای تاریخی نام دارند

.

2-

استانداردهای تطبیقی یا خارجی

(7)

این نوع استانداردها از سایرسازمان ها و واحدهای مشابه اقتباس می شوند

.

2-

اندازه گیری عملکرد و عملیات

(8)

یکی از مراحل مهم و اساسی در فرایند نظارت، تهیه و جمع آوری اطلاعات لازم در مورد عملکرد و عملیات است

.

یک نظام نظارتی بدون در اختیار داشتن اطلاعات کافی، صحیح و به موقع نمی تواند نقش مؤثری ایفا کند

.

بنابراین، طراحی یک شبکه اطلاعاتی که قادر باشد برای مسوولان اطلاعات لازم را فراهم سازد و به موقع در اختیار آنان قرار دهد، در نظارت حیاتی و ضروری است

.

و از آن جا که نظارت دایمی و مستمر بر عملکرد افراد و یا فرایندکارها، به دلایل متعدد از جمله هزینه و وقت زیاد، امکان ندارد، لازم است که در جمع آوری اطلاعات به نقاط مهم و حساس توجه بیش تر داشته باشیم و اطلاعات مربوط به آن ها را جمع آوری نماییم; چراکه این کارموجب به دست آوردن نتایج بیش تر با هزینه و وقت کم تر می شود

.

یکی از مسائل اساسی که در نظام های نظارتی نقش مهمی دارد و درنظام های اطلاعاتی مدیریت مورد بحث و توجه قرار می گیرد، وجود اطلاعات مناسب است; چراکه اطلاعات اضافی و زاید به همان اندازه مشکل آفرین است که اطلاعات ناقص مساله ساز می باشند

.

مدیران گاهی به دلیل اطلاعات بیش از حدی که به دست آن ها می رسد و یابه دلیل آن که این اطلاعات بر حسب نیازها درجه بندی نشده اند، اگر همه وقت خود را نیز صرف مطالعه آن ها نمایند باز هم با کمبود وقت مواجه خواهند شد

.

شبکه اطلاعاتی باید طوری طراحی و تنظیم شود که اطلاعات لازم را دراختیار مسوولان قرار دهد، اما از دادن اطلاعات اضافی و زاید بپرهیزدپس در این مرحله، دو نکته اساسی وجود دارد: یکی این که نظارت درکجا باشد و دوم این که این اطلاعات به دست آمده به چه اندازه باشدمقایسه اطلاعات با استانداردها

(9)

مرحله سوم در فرایند نظارت این است که اطلاعات مربوط به عملکردواقعی و عملیات انجام شده را با استانداردها و معیارها مقایسه وتطبیق کنیم

.

مقایسه اطلاعات واقعی با شاخص ها و استانداردها باید به گونه ای باشدکه هم قابل فهم باشد و هم امکان تصمیم گیری و اقدامات اصلاحی راممکن سازد

.

در ارائه اطلاعات و مقایسه آن با استانداردها، بهتر است ازجدول هایی استفاده شود که مقایسه آن ها برای مسوولان و مدیران آسان باشد و گزارش ها در این مورد به گونه ای تهیه شود که مطالعه آن ها وتجزیه و تحلیلشان کار دشواری نباشد

.

در صورتی که ارقامی که باید مقایسه شوند، زیاد باشد و به شکل منظم میزان انحراف از معیارها را نشان دهند، بهتر است از رایانه نیزاستفاده شود

.

اقدامات اصلاحی

پس از این که میان عملکرد یا عملیات واقعی و استانداردها مقایسه وتطبیق انجام شد، در صورتی که نتیجه حاصل از مقایسه حاکی از آن باشد که پیش بینی ها به درستی عمل شده و عملکرد با استاندارد مطابقت دارد، در آن صورت، هیچ اقدامی لازم نیست

.

اما اگر نتیجه مقایسه حاکی از وجود انحرافات و مغایرت هایی میان عملکرد واقعی و استاندارد باشد، باید علت یا علت های این مساله راجست وجو کرده و در جهت رفع آن ها و انجام اقدامات اصلاحی اقدام کردالبته هدف اصلی یک نظام مؤثر نظارتی این است که با نظارت دقیق برکارها بتواند از هرگونه اشتباه و انحراف جلوگیری کند و عملکرد وعملیات را با برنامه های پیش بینی شده و اهداف مورد نظر تطبیق نمایدولی احتمال این که عملکرد واقعی یا عملیات انجام شده کاملا بااستانداردها و برنامه ها منطبق باشد و دارای هیچ گونه انحراف یاتغییری نسبت به پیش بینی های انجام شده نباشد بسیار کم است

.

لذا، اگر اقدامات اصلاحی انجام نشود نظام نظارتی ناقص و بی نتیجه خواهد بود و هیچ گونه آثار مثبتی در پی نخواهد داشت

.

ذکر این نکته نیز لازم است که اگر اختلاف بین نتایج به دست آمده وپیش بینی های برنامه زیاد باشد، بهتر است خود برنامه و هدف های آن نیز مورد تجدید نظر قرار گیرد; زیرا یا توجه لازم و مناسب به منابع و امکانات موجود نشده و یا این که پیش بینی ها و جهت گیری برنامه ریزی اشتباه بوده است که در هر دو صورت، انجام اقدامات اصلاحی و تصحیح انحرافات، لازم و ضروری است

.

ویژگی های نظارت مؤثر

1-

دقت

:

یکی از ضرورت ها در مؤثر بودن نظام نظارتی، دقت آن است;یعنی: بایداطلاعات به دست آمده کاملا دقیق باشند

.

2-

به موقع بودن

:

نظارت باید به موقع صورت گیرد و گزارش آن بایدهرچه سریع تر دراختیار مدیران قرار گیرد تا اقدامات اصلاحی را در صورت نیازانجام دهند

.

3-

مبتنی بر هدف و برنامه بودن

:

نظارت مؤثر، نظارتی است که مبتنی بر هدف و برنامه مشخصی باشد

.

4-

تاکید بر نقاط راهبردی: از آن جا که نظارت بر تمام کارها وعملیات ممکن نیست و چنین کاری ضرورتی هم ندارد، نظارت باید توجه اصلی خود را بر نقاط حساس و راهبردی معطوف دارد

.

منظور از نقاط حساس و راهبردی نقاطی است که انحراف و اشتباه درآن ها موجب صدماتی سنگین می شود. بنابراین، نظارت بر آن ها موجب کارایی بیش تر می شود

.

5-

انعطاف پذیری

:

از آن جایی که بیش تر سازمان ها در محیطی پویا ومتحول کار می کنند، یک نظام نظارتی خشک و غیر منعطف با آن ها مناسبت ندارد و نظام نظارتی باید به گونه ای باشد که بتواند خود ار با تغییرات و تحولات محیطی منطبق کند

.

6-

مقرون به صرفه بودن

:

نظارت مستلزم صرف هزینه و زمان است بنابراین، هزینه اجرای نظارت باید کم تر از فواید حاصل از نظام نظارتی باشد

.

7-

تناسب با مقتضیات

:

نظام نظارتی سازمان باید طوری طراحی و اجراشود که با کارها،عملیات و پست های گوناگون تناسب داشته باشد; چرا که هر کاری و هرپستی در سازمان نظارت خاصی را می طلبد و نظام نظارت در صورتی مؤثرخواهد بود که به این اصل مهم توجه داشته باشد

8-

مقبولیت داشتن

:

نظارت های شدید و خشک موجب ایجاد روحیه مقاومت در کارکنان شده، به تضعیف روحیه و کاهش بازدهی منجر می شود بنابراین، برای ایجاد یک نظام نظارتی مؤثر و کارا، رعایت نکات ذیل ضروری است

:

الف- حمایت مدیران عالی سازمان

ب -اطلاع و اشتراک تمامی مدیران

ج- توجیه تمامی کارکنان

د- ایجاد ارتباطات مناسب

9-

توجه به اهداف سازمان

:

هدف نهایی از نظارت، رسیدن به هدف های سازمان است

.

جمع آوری اطلاعات، تعیین استانداردها و...، همه ابزاری هستند برای دستیابی به هدف های اصلی سازمان

.

لینک کمکی